Qué es VERIFACTU y sus beneficios

¿Qué está pasando con las facturas en España?

Se han aprobado nuevas normas que cambian cómo deben funcionar los programas que usamos para emitir facturas. Estas reglas vienen del Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Además, la Agencia Tributaria ha desarrollado un sistema llamado VERIFACTU, que permitirá enviar los datos de las facturas directamente y en tiempo real al fisco.

¿Por qué se están haciendo estos cambios?

Este cambio forma parte de un proceso de digitalización impulsado por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). El objetivo es modernizar la forma en que se hacen las facturas, reducir los impagos (morosidad) y luchar contra el fraude fiscal.

¿Cuándo entran en vigor estas nuevas obligaciones?

Aunque en un principio se pensaba que las nuevas reglas se aplicarían desde julio de 2025, Hacienda ha propuesto retrasar los plazos para dar más tiempo a las empresas y a la propia Agencia Tributaria. Las fechas definitivas son:

• Empresas: Tienen hasta enero de 2026 para adaptarse.
• Autónomos: Tienen hasta julio de 2026, ya que suelen contar con menos recursos técnicos y económicos.

¿Qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF)?

Es el programa o software que se utiliza para emitir facturas. A partir de ahora, este sistema deberá cumplir con ciertos requisitos técnicos muy exigentes:

• Generar facturas con firmas electrónicas, códigos QR y huellas digitales (hash), para garantizar la seguridad y autenticidad de los datos.
• Registrar cualquier modificación que se haga en una factura (para que no se pueda manipular).
• Guardar las facturas de forma segura y accesible durante el tiempo que marca la ley.

¿Qué es VERIFACTU y para qué sirve?

VERIFACTU es una herramienta de la Agencia Tributaria que permite enviar las facturas directamente y al momento. Esto trae varias ventajas:

• Reduce el riesgo de fraude.
• Permite a Hacienda tener un control en tiempo real.
• Las facturas deben incluir una mención obligatoria que diga: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

¿Qué pasa si no cumplo con estas normas?

Si no usas un sistema que cumpla con la normativa, puedes recibir sanciones de hasta 50.000 euros por año. Por eso es tan importante que tu software esté actualizado y certificado para cumplir con la ley.

¿Qué es la factura electrónica y a quién afecta?

A partir de ahora, todos los empresarios y profesionales deberán usar facturas electrónicas para sus operaciones comerciales. Esto significa:

• Obligatoriedad: Aplica a todas las operaciones entre empresarios y profesionales, independientemente de su tamaño o volumen de operaciones.

• Las facturas deben hacerse en un formato digital estándar, como Facturae.
• Deben estar disponibles durante al menos cuatro años para consultar o descargar.

¿Cómo ayuda esto a reducir la morosidad?

La factura electrónica permite seguir de cerca los plazos de pago. Además, la Agencia Tributaria podrá usar esta información estadística estadística al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada y mejorar la transparencia económica, ayudando a combatir los retrasos en los pagos entre empresas.

Beneficios:

• Reducción de errores y fraudes.
• Mayor control y transparencia en las operaciones.
• Integración con los sistemas de gestión empresarial y los libros registro de IVA e IRPF.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

• Empresas que facturan más de 8 millones al año: Un año después de que se publique el reglamento definitivo.
• El resto de profesionales y empresarios: Dos años tras la publicación del reglamento.

La solución pública de facturación electrónica

La Agencia Tributaria está desarrollando una solución pública para la gestión de facturas electrónicas con el que poder recoger y guardar todas las facturas emitidas y recibidas. Será obligatorio enviarle una copia fiel de cada factura, aunque uses un software privado.

¿Qué ventajas tiene este nuevo sistema?

• Mayor eficiencia en la gestión de documentos.
• Reducción del fraude fiscal.
• Información disponible en tiempo real para Hacienda.
• Posibilidad de acceder a ayudas públicas como el Kit Digital para facilitar esta transición tecnológica.

Elementos Destacados:

• Solución Pública Voluntaria: Empresarios y profesionales podrán utilizar plataformas privadas, pero deberán remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública.
• Protección de Datos: La información tratada estará sujeta a estrictos protocolos de seguridad y reserva.
• Plazos de Conservación: Las facturas deberán mantenerse disponibles durante el plazo máximo establecido por la normativa.

Requisitos para los Sistemas Informáticos:

• Conexión continua y segura con la Agencia Tributaria.
• Emisión de facturas con códigos QR y «hash».
• Verificación automática de los registros y alertas ante posibles inconsistencias.

Resumen de los aspectos más destacados

¿Qué debo hacer ahora?

Empresas y autónomos deben empezar a prepararse. Eso significa:

• Revisar si su sistema de facturación cumple con la nueva normativa.
• Consultar con expertos que puedan asesorarles sobre los cambios necesarios.
• Estar atentos a los plazos y evitar sanciones.

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